Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает.
У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».
Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП), которую руководитель компании может записать только в ФНС.
Справка: Машиночитаемые (электронные) доверенности появились на фоне изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица должны подписывать документы компании новым типом электронной подписи — электронной подписью физлица (в ней нет данных организации). Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.
Чем МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности?
У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна машиночитаемой доверенности.
Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.
Машиночитаемую доверенность должен подписывать руководитель. Получить электронную подпись директора можно в ФНС.
Сроки введения машиночитаемых доверенностей
До 1 сентября 2023 года МЧД сотрудники могут работать по любой из двух схем:
- по-старому — применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника,
- по-новому — использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица).
Весной 2023 года использовать МЧД можно было только на некоторых площадках. Например, в налоговой и страховой отчетности — ФНС и СФР (ранее ФСС и ПФР) уже разрешают организациям отчитываться по электронным доверенностям. Или в ЭДО, если оба контрагента готовы обмениваться электронными доверенностями.
Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании.
Не откладывайте переход на МЧД до последнего момента, так как это чревато большими очередями. Также на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физлиц, обучить оформлению и отправке доверенностей.
Компания НАСКА записывает электронную подпись на физических лиц. Подробнее здесь
Рекомендуем протестировать МЧД и перевести сотрудников на собственные подписи уже сейчас. Это позволит не застопорить работу организации осенью 2023 года: продолжать сдавать отчетность, подписывать акты и договоры и т.д.
Отправка и использование доверенностей
Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:
- отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
- указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.
Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:
- срок действия доверенности;
- полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
- электронную подпись директора, которой подписана МЧД.
Отзыв доверенности
Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.
Содержание МЧД
У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В 1С МЧД изготавливаются по этому стандарту.
У сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.
VVSite