НАСКА

Предлагаем воспользоваться услугами компании НАСКА в Донецке по организации системы электронного документооборота с использованием 1С Документооборот!

Организация документооборота включает следующие этапы:

Проведение анализа текущего состояния документооборота с составлением матриц и их описания.
Помощь в формировании оптимальной и достаточной схемы документооборота на основании данных анализа.
Проведение внедрения сформированной и утвержденной схемы документооборота посредством автоматизации.
Сопровождение автоматизированной системы документооборота.

Наши специалисты помогут поэтапно перевести Вашу организацию на электронное делопроизводство, настроят оптимальную конфигурацию программы 1С с учетом специфики предприятия и обучат сотрудников взаимодействию с системой.

Преимущества использования 1С:Документооборот

Результат для руководства предприятия:

Отслеживание полного маршрута движения документа внутри организации на каждом этапе его жизненного цикла;
Отсутствие необходимости личного контроля хода исполнения и конкретных исполнителей, достаточно воспользоваться одной клавишей и получить необходимую информацию, не отходя от рабочего места;
Обеспечение надежной конфиденциальности документов с помощью настроек прав доступа к ним;
Возможность ознакомления сотрудников с различными приказами и распоряжениями по предприятию в электронном виде, а также отслеживание информации о ходе и времени ознакомления с документами.

Результат для линейных руководители подразделений:

Получение в удобной форме заданий, непосредственно относящихся к их отделам;
Перераспределение задач внутри отдела;
Контроль исполнительской дисциплины по каждому заданию;
Возможность переадресации задач, в случае, если ответственный за определенный участок работы сотрудник отсутствует или находится на больничном.

Результат для отдела делопроизводства:

Автоматизация задач при работе с документами – исключает риск потери документов или несоблюдение сроков их исполнения, присущие обычному бумажному документообороту;
Позволяет учитывать весь документооборот компании с возможностью присвоения каждому документу уникального номера;
Возможность быстрого поиска документа, как по реквизитам, так и по его содержимому;
Контроль поступления и наличия бумажных экземпляров и копий документов;
Автоматическое оформление печатных форм: обложка дел, внутренняя опись, лист-заверитель дела, номенклатура дел и др.;
Точное ведение и контроль (когда и кому была отправлена) исходящей корреспонденции;
Контроль исполнительской дисциплины документов;
Для анализа документооборота предусмотрено большое количество автоматических отчетов, например, таких, как справка об исполнительской дисциплине, справка об объеме документооборота, журнал передачи, документооборот по корреспондентам и т.д.

Результат для юридического отдела:

Хранение большого объема документов всего отдела в одном месте;
Возможность работы с различными версиями документов;
Хранение файлов входящих документов рядом с личными комментариями, визами внутреннего согласования и утверждения документов.

Результат для отдела договорных отношений:

Автоматизирование ведение всего жизненного цикла договора — от подготовки и согласования проекта договора, до контроля состояния и продления договора (контроль наличия подписанных экземпляров со стороны контрагента, контроль экземпляров договора, находящихся у контрагентов или экземпляров договора, находящихся на ознакомлении или с иными целями, у собственных сотрудников);
Планирование исполнения договора и контроль необходимости его расторжения;
Ведение структуры всех, связанных с договором, дополнительных документов, таких как: дополнительное соглашение, акты выполненных работ;
Контроль сумм, сроков действия и ответственных лиц по договорам.

Результат для ИТ-отдела:

Легкая и быстрая установка и настройка системы под требования организации;
Гибкие настройки параметров системы, удобный и понятный интерфейс;
Возможность резервного копирования и восстановления данных;
Автоматическое протоколирование работы пользователей с документами;
Настройка типовых наборов прав с помощью ролей доступа и их копирования пользователям для ускорения процесса настройки системы.

Результат для рядовых сотрудников подразделений:

Возможность напоминания о задачах, которые должны быть выполнены, с помощью средств электронной почты непосредственно в системе;
Подготовка отчетности по текущему заданию путём нажатия одной клавиши и написания комментариев об исполнении;
Доступность каждого сотрудника к электронным версиям документов сокращает время на их сравнение и обработку;
Возможность работать в системе как непосредственно в офисе, так и находясь за его пределами;
Надежный механизм общения, обмена информацией, информирования других отделов о событиях или завершённых процессах в каждом подразделении. Каждый из сотрудников видит касающуюся его информацию, независимо от места ее возникновения – внутри подразделения или в других отделах, филиалах предприятия.

Результат для предприятия в целом:

Функционал, интегрируемый компанией НАСКА в дополнение к типовому 1С Документооборот.

Нормативно-справочная документация:

Справочник «Договоры контрагентов» в «1С:Документооборот 8 КОРП» дорабатывается с учетом особенностей справочника «Договоры контрагентов» в конфигурации «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» для возможности упрощения дальнейшего обмена данными по договорам между различными конфигурациями на базе 1С:Предпритие 8.
Справочник «Шаблоны резолюций» — позволяет внести наиболее часто употребляемые резолюции административного персонала, что сокращает время обработки документов. Доступен выбор резолюций как из справочника, так и путем ручного ввода.
Справочник «Процедура Закупки» — дорабатывается с учетом особенностей проведения процедур тендерных закупок и содержит информацию:
- о предмете закупки, ее предварительной стоимости, сроках и местах поставки;
- об ответственных за проведение процедуры закупки лицах;
- о публикации информации по данной процедуре закупки в отечественных и международных специализированных изданиях;
- об участниках торгов;
- о составе тендерного комитета.

С помощью настроек автоподстановки осуществляется перенос данных из справочника в предопределенные поля документов, относящихся к процедурам тендерных закупок, что позволяет минимизировать трудозатраты при работе с документами.

Документы и отчеты

Регистрационная карта входящего документа расширяется его функционал посредством добавления новых реквизитов, проверок выбора/ввода данных, с учетом тендерных закупок и взаимодействия между структурными подразделениями.
Структура карточки внутреннего документа изменяется в зависимости от вида документа.
Внутренний номер документа содержит префикс той организации, которая создала и зарегистрировала этот документ.
Внутренний документ с видом «Регистрация нового контрагента» — предназначен для оформления пользователями заявок на добавление нового контрагента в систему. Это помогает исключить возможность самостоятельного создания пользователями контрагентов в общем справочнике без прохождения предварительной проверки, а также повторный ввод существующего контрагента.
Внутренний документ с видом «Договор» — карточка внутреннего документа с видом «Договор» в «1С:Документооборот 8 КОРП» дорабатывается с учетом особенностей справочника «Договоры контрагентов» в конфигурации «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием».
Отчет «Контроль сроков» — позволяет контролировать сроки выполнения задач по исполнителям. У пользователей существует возможность сохранения персональных настроек данного отчета и вывода его при запуске программы.
Журнал переписки между структурными единицами — механизм, позволяющий осуществлять в программе быстрое взаимодействие входящих/исходящих документов между разными структурными единицами одного предприятия.
Журнал переписки между структурными единицами является основанием для ввода входящего документа другого структурной единицы.

Пересылка документов между несколькими структурными единицами становится возможной без использования почтовых агентов и не выходит за пределы единой системы. Таким образом, обеспечивается быстрая передача документов между удаленными структурными единицами предприятия, работающих в одной информационной базе.