1С Донецк — внедрение электронного документооборота

1С Донецк документооборот_5

Предлагаем воспользоваться услугами компании НАСКА в Донецке по организации системы электронного документооборота с использованием 1С Документооборот!

Организация документооборота включает следующие этапы:

  • Проведение анализа текущего состояния документооборота с составлением матриц и их описания.
  • Помощь в формировании оптимальной и достаточной схемы документооборота на основании данных анализа.
  • Проведение внедрения сформированной и утвержденной схемы документооборота посредством автоматизации.
  • Сопровождение автоматизированной системы документооборота.

Наши специалисты помогут поэтапно перевести Вашу организацию на электронное делопроизводство, настроят оптимальную конфигурацию программы 1С с учетом специфики предприятия и обучат сотрудников взаимодействию с системой.

Преимущества использования 1С:Документооборот

1С документооборот Донецк_2

Результат для руководства предприятия:

  • Отслеживание полного маршрута движения документа внутри организации на каждом этапе его жизненного цикла;
  • Отсутствие необходимости личного контроля хода исполнения и конкретных исполнителей, достаточно воспользоваться одной клавишей и получить необходимую информацию, не отходя от рабочего места;
  • Обеспечение надежной конфиденциальности документов с помощью настроек прав доступа к ним;
  • Возможность ознакомления сотрудников с различными приказами и распоряжениями по предприятию в электронном виде, а также отслеживание информации о ходе и времени ознакомления с документами.

Результат для линейных руководители подразделений:

  • Получение в удобной форме заданий, непосредственно относящихся к их отделам;
  • Перераспределение задач внутри отдела;
  • Контроль исполнительской дисциплины по каждому заданию;
  • Возможность переадресации задач, в случае, если ответственный за определенный участок работы сотрудник отсутствует или находится на больничном.

Результат для отдела делопроизводства:

  • Автоматизация задач при работе с документами – исключает риск потери документов или несоблюдение сроков их исполнения, присущие обычному бумажному документообороту;
  • Позволяет учитывать весь документооборот компании с возможностью присвоения каждому документу уникального номера;
  • Возможность быстрого поиска документа, как по реквизитам, так и по его содержимому;
  • Контроль поступления и наличия бумажных экземпляров и копий документов;
  • Автоматическое оформление печатных форм: обложка дел, внутренняя опись, лист-заверитель дела, номенклатура дел и др.;
  • Точное ведение и контроль (когда и кому была отправлена) исходящей корреспонденции;
  • Контроль исполнительской дисциплины документов;
  • Для анализа документооборота предусмотрено большое количество автоматических отчетов, например, таких, как справка об исполнительской дисциплине, справка об объеме документооборота, журнал передачи, документооборот по корреспондентам и т.д.

Результат для юридического отдела:

  • Хранение большого объема документов всего отдела в одном месте;
  • Возможность работы с различными версиями документов;
  • Хранение файлов входящих документов рядом с личными комментариями, визами внутреннего согласования и утверждения документов.

Результат для отдела договорных отношений:

  • Автоматизирование ведение всего жизненного цикла договора — от подготовки и согласования проекта договора, до контроля состояния и продления договора (контроль наличия подписанных экземпляров со стороны контрагента, контроль экземпляров договора, находящихся у контрагентов или экземпляров договора, находящихся на ознакомлении или с иными целями, у собственных сотрудников);
  • Планирование исполнения договора и контроль необходимости его расторжения;
  • Ведение структуры всех, связанных с договором, дополнительных документов, таких как: дополнительное соглашение, акты выполненных работ;
  • Контроль сумм, сроков действия и ответственных лиц по договорам.

Результат для ИТ-отдела:

  • Легкая и быстрая установка и настройка системы под требования организации;
  • Гибкие настройки параметров системы, удобный и понятный интерфейс;
  • Возможность резервного копирования и восстановления данных;
  • Автоматическое протоколирование работы пользователей с документами;
  • Настройка типовых наборов прав с помощью ролей доступа и их копирования пользователям для ускорения процесса настройки системы.

Результат для рядовых сотрудников подразделений:

  • Возможность напоминания о задачах, которые должны быть выполнены, с помощью средств электронной почты непосредственно в системе;
  • Подготовка отчетности по текущему заданию путём нажатия одной клавиши и написания комментариев об исполнении;
  • Доступность каждого сотрудника к электронным версиям документов сокращает время на их сравнение и обработку;
  • Возможность работать в системе как непосредственно в офисе, так и находясь за его пределами;
  • Надежный механизм общения, обмена информацией, информирования других отделов о событиях или завершённых процессах в каждом подразделении. Каждый из сотрудников видит касающуюся его информацию, независимо от места ее возникновения – внутри подразделения или в других отделах, филиалах предприятия.

Результат для предприятия в целом:

1С документооборот Донецк

Функционал, интегрируемый компанией НАСКА в дополнение к типовому 1С Документооборот.

Нормативно-справочная документация:

  1. Справочник «Договоры контрагентов» в «1С:Документооборот 8 КОРП» дорабатывается с учетом особенностей справочника «Договоры контрагентов» в конфигурации  «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» для возможности упрощения дальнейшего обмена данными по договорам между различными конфигурациями на базе 1С:Предпритие 8.
  2. Справочник «Шаблоны резолюций» — позволяет внести наиболее часто употребляемые резолюции административного персонала, что сокращает время обработки документов. Доступен выбор резолюций как из справочника, так и путем ручного ввода.
  3. Справочник «Процедура Закупки» — дорабатывается с учетом особенностей проведения процедур тендерных закупок и содержит информацию:
    • о предмете закупки, ее предварительной стоимости, сроках и местах поставки;
    • об ответственных за проведение процедуры закупки лицах;
    • о публикации информации по данной процедуре закупки в отечественных и международных специализированных изданиях;
    • об участниках торгов;
    • о составе тендерного комитета.

С помощью настроек автоподстановки осуществляется перенос данных из справочника в предопределенные поля документов, относящихся к процедурам тендерных закупок, что позволяет минимизировать трудозатраты при работе с документами.

Документы и отчеты

  • Регистрационная карта входящего документа расширяется его функционал посредством добавления новых реквизитов, проверок выбора/ввода данных, с учетом тендерных закупок и взаимодействия между структурными подразделениями.
  • Структура карточки внутреннего документа изменяется в зависимости от вида документа.
  • Внутренний номер документа содержит префикс той организации, которая создала и зарегистрировала этот документ.
  • Внутренний документ с видом «Регистрация нового контрагента» — предназначен для оформления пользователями заявок на добавление нового контрагента в систему. Это помогает исключить возможность самостоятельного создания пользователями контрагентов в общем справочнике без прохождения предварительной проверки, а также повторный ввод существующего контрагента.
  • Внутренний документ с видом «Договор» — карточка внутреннего документа с видом «Договор» в «1С:Документооборот 8 КОРП» дорабатывается с учетом особенностей справочника «Договоры контрагентов» в конфигурации  «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием».
  • Отчет «Контроль сроков» — позволяет контролировать сроки выполнения задач по исполнителям. У пользователей существует возможность сохранения персональных настроек данного отчета и вывода его при запуске программы.
  • Журнал переписки между структурными единицами — механизм, позволяющий осуществлять в программе быстрое взаимодействие входящих/исходящих документов между разными структурными единицами одного предприятия.
  • Журнал переписки между структурными единицами является основанием для ввода входящего документа другого структурной единицы.

Пересылка документов между несколькими структурными единицами становится возможной без использования почтовых агентов и не выходит за пределы единой системы. Таким образом, обеспечивается быстрая передача документов между удаленными структурными единицами предприятия, работающих в одной информационной базе.

1С документооборот Донецк_3